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Elaboración de una memoria

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Elaboración de una memoria
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A la hora de plantear un nuevo proyecto no basta con que tengamos una clara idea de cuál es nuestro objetivo, sino que será necesario saber plasmarlo de forma sistemática, clara y concisa, no sólo porque esto facilita nuestra propia labor, sino también porque en muchos casos tendremos que acudir a inversores externos o a entidades financieras que nos solicitarán esta información.

Los objetivos que puede perseguir una memoria son muy diversos, y de ahí la flexibilidad con la que han de interpretarse las nociones que exponemos a continuación.

Antes de pasar a detallar cada una de las partes que debe contener una memoria, resaltaremos algunos aspectos generales importantes:

  • La memoria no debe tener, en general, más de cuarenta o cincuenta páginas si no queremos desanimar al futuro lector a una lectura detallada de nuestro trabajo.
  • Debemos tener en cuenta quien es el destinatario de la misma y ajustar su contenido a los conocimientos que previsiblemente éste pueda tener. Esto es, no debe llenarse una memoria de tecnicismos sobre mecánica cuando el lector va a ser un empleado del banco que sólo entiende de finanzas.
  • La elaboración de una memoria debe ser en cualquier caso una labor creativa, no sólo habrá de apuntarse los datos objetivos del proyecto, sino que habrá que hacer lo posible por resaltar sus puntos fuertes; sobre todo en aquellos supuestos en que pretendamos usarla como una herramienta de marketing que nos ayudará a vender el proyecto.

1. Datos generales

1.1. Datos de identificación de la empresa

Como en cualquier currículum habrá que empezar por facilitar los datos identificativos de la empresa, entre los que se encuentran los siguientes:

  • Nombre de la empresa
  • Forma jurídica
  • Fecha de constitución
  • Domicilio y teléfono
  • Socios y Capital Social
  • Sector de la actividad
  • Resumen del objeto del negocio

1.2. Antecedentes del proyecto

  • Currículum de los promotores o gestores
    Toda empresa, y en mayor medida aquellas que comienzan, basan su credibilidad en la capacidad de sus gestores y especialmente en su conocimiento del sector. La capacidad de los gestores habrá de referirse a las tres áreas fundamentales de gestión, área de administración, de producción y la comercial, debiéndose realizar un resumen realista y atrayente del mismo, resaltando sus puntos fuertes.
    A modo orientativo, podemos estructurar el currículum del gestor en cuatro apartados:
    1. Datos personales: nombre, edad, dirección, estado civil, sexo, número de D.N.I.
    2. Formación: estudios realizados, duración de los mismos, formación complementaria y conocimientos adicionales en materias de interés.
    3. Experiencia laboral: Trabajos realizados, labor desempeñada y tiempo de permanencia en el mismo. El orden habitual es de forma inversa al orden cronológico.
    4. Otros datos relevantes que tengan relación con el proyecto que se desee llevar cabo.
  • Breve historia de la empresa o proyecto
    En caso de que el proyecto se genere de una empresa que ya está en marcha, la presentación de balances y cuentas de resultados de ejercicios anteriores suele ser imprescindible, pues es la principal fuente de información sobre las características de la empresa, especialmente cuando el destinatario de la memoria es una entidad financiera a la que se solicita un crédito o un préstamo.
    Independientemente de que se presente la estructura de balance, y especialmente cuando es imposible presentar la anterior, es conveniente realizar una pequeña explicación de los hechos más significativos que han marcado la trayectoria del negocio, haciendo hincapié en los factores que hayan podido determinar su puesta en marcha y que puedan ser claves para explicar el éxito del proyecto.

1.3. Organización y medios humanos

Los cuatro aspectos más importantes referidos a la organización de los medios humanos son:

  • Breve explicación del organigrama de la empresa.
  • Política de personal; referida a planteamientos en temas de retribuciones, contratación, formación, etc..
  • Detalle de la plantilla por secciones y categorías, así como la evolución que se prevé de esta durante el tiempo que considere la memoria.
  • Recursos externos con los que piensa contar referidos al asesoramiento de profesionales independientes u otros.

2. Producto o servicio

2.1. Definición del producto o servicio

Al explicar sus características debemos subrayar que la comercialización del mismo cubre una necesidad efectiva del mercado y que terminará materializándose en una demanda suficiente.

Habrá de atenderse tanto a las características físicas del producto como a las intangibles, entre las que cabe destacar la marca o la calidad.

Además es importante ofrecer una imagen ampliada del producto, en la que se definan no sólo sus características, sino también definir su utilidad, explicar su modo de funcionamiento, resaltar los aspectos innovadores y las ventajas que éste pueda tener derivadas del servicio posventa, atención al cliente, etc. independientemente de que éste se pague por separado del producto, explicar en que se diferencia de los productos ya existentes en el mercado.