Facturación Electrónica
eFactura
La necesidad de gestionar el alto número de facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento.
Las obligaciones relacionadas con la expedición y la conservación de facturas han sido desarrolladas, conforme a las habilitaciones legales previstas al efecto, por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto de Valor Añadido, consolidándose la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos con el consiguiente ahorro de costes.
Las obligaciones de las empresas que emiten facturas electrónicas son las siguientes:
- Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la “matriz” o Base de datos que permite generarlas
- Asegurar su legilibilidad en el formato original
- Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea de impresión
- Firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero (subfacturación) o en el receptor (autofacturación) y
- Contar con la aceptación por parte del receptor respecto al uso de esta modalidad de facturación
Por otro lado, las obligaciones de las empresas que reciben facturas electrónicas se resumen en:
- Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internas. O delegar esta función en un tercero
- Puede conservar la factura con marcas gráficas PDF – 417 (si bien es un formato POCO RECOMENDABLE), o almacenada en otro tipo de soporte
- Asegurar legilibilidad en formato original
- Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión
- Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado
Para más información consulte la siguiente legislación:
Normativa Comunitaria:
Normativa Estatal:
- Orden HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática (Disposición DEROGADA)
- Resolución 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria
- Real Decreto 1496/2003, por el que se regulan las obligaciones de facturación
- Orden EHA/962/2007, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas